Đội ngũ công chứng
Từ ngày 1/7/2025, Việt Nam sẽ chính thức triển khai công chứng điện tử theo quy định của Luật Công chứng năm 2024. Đây là bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa hoạt động công chứng, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số quốc gia và tạo thuận lợi cho người dân cũng như doanh nghiệp. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết về công chứng điện tử, các hình thức thực hiện, điều kiện áp dụng, kinh nghiệm quốc tế và những thách thức, giải pháp trong quá trình triển khai tại Việt Nam.
Khái niệm và hình thức công chứng điện tử
Công chứng điện tử là việc công chứng được thực hiện bằng phương tiện điện tử để tạo lập văn bản công chứng điện tử. Theo Luật Công chứng 2024, sẽ có hai hình thức công chứng điện tử được áp dụng từ ngày 1/7/2025:
- Công chứng điện tử trực tiếp: Người yêu cầu công chứng giao kết giao dịch trước mặt công chứng viên. Sau đó, công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng thực hiện chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử.
- Công chứng điện tử trực tuyến: Các bên tham gia giao dịch yêu cầu công chứng không có mặt tại cùng một địa điểm và giao kết giao dịch qua phương thức trực tuyến trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên. Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng thực hiện chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử.
Văn bản công chứng điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm được ký bằng chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Việc chuyển đổi giữa văn bản công chứng điện tử và văn bản công chứng giấy được thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử
Để cung cấp dịch vụ công chứng điện tử, công chứng viên phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Có tài khoản để thực hiện công chứng điện tử.
- Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Ngoài ra, tổ chức hành nghề công chứng cũng phải đáp ứng các điều kiện về hạ tầng kỹ thuật, bảo mật thông tin và tuân thủ quy định pháp luật liên quan để đảm bảo an toàn, hiệu quả trong quá trình thực hiện công chứng điện tử.
Kinh nghiệm quốc tế về công chứng điện tử
Nhiều quốc gia trên thế giới đã triển khai công chứng điện tử và đạt được những kết quả tích cực. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng tại các quốc gia thuộc Liên minh Công chứng Quốc tế (UINL) được đẩy mạnh từ đầu những năm 2000. Năm 2016, Hội nghị Công chứng viên Quốc tế lần thứ 28 tại Paris đã thống nhất đưa ra khuyến nghị cho các Phòng công chứng và Hội đồng công chứng quốc gia thành viên UINL về “Hành vi công chứng điện tử và quy trình không giấy tờ: các vấn đề kỹ thuật và pháp lý”.
Tại Hoa Kỳ, công chứng điện tử đã được triển khai tại nhiều bang, cho phép công chứng viên thực hiện công chứng từ xa thông qua video trực tuyến, sử dụng chữ ký số và lưu trữ tài liệu điện tử. Tại châu Âu, nhiều quốc gia đã áp dụng công chứng điện tử, tích hợp với cơ sở dữ liệu quốc gia để đảm bảo tính xác thực và an toàn của giao dịch.
Các quốc gia như Estonia, Hàn Quốc và Singapore đã xây dựng hệ thống công chứng điện tử tiên tiến, cho phép người dân thực hiện các giao dịch pháp lý một cách nhanh chóng và an toàn thông qua môi trường trực tuyến. Những kinh nghiệm này là bài học quý báu cho Việt Nam trong quá trình triển khai công chứng điện tử.
Thách thức và giải pháp trong triển khai công chứng điện tử tại Việt Nam
Thách thức
- Hạ tầng công nghệ thông tin: Việc triển khai công chứng điện tử đòi hỏi hạ tầng công nghệ thông tin đồng bộ, an toàn và bảo mật. Tuy nhiên, hiện nay, hạ tầng này tại một số địa phương còn chưa đáp ứng được yêu cầu.
- Nhận thức và kỹ năng của công chứng viên: Nhiều công chứng viên chưa quen thuộc với việc sử dụng công nghệ số trong công việc, dẫn đến khó khăn trong việc chuyển đổi từ công chứng truyền thống sang công chứng điện tử.
- Bảo mật và an toàn thông tin: Công chứng điện tử liên quan đến việc xử lý và lưu trữ thông tin quan trọng. Do đó, việc đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin là thách thức lớn, đặc biệt trong bối cảnh tội phạm mạng ngày càng tinh vi.
- Khung pháp lý: Mặc dù Luật Công chứng 2024 đã có quy định về công chứng điện tử, nhưng cần có các văn bản hướng dẫn chi tiết để đảm bảo việc triển khai diễn ra thuận lợi và đồng bộ.
Giải pháp
- Nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin: Đầu tư và nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin tại các tổ chức hành nghề công chứng, đảm bảo đáp ứng yêu cầu của công chứng điện tử.
- Đào tạo và nâng cao nhận thức: Tổ chức các khóa đào tạo, tập huấn cho công chứng viên về kỹ năng sử dụng công nghệ số, nâng cao nhận thức về lợi ích của công chứng điện tử.
- Đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin: Xây dựng và áp dụng các biện pháp bảo mật, an ninh mạng nhằm đảm bảo an toàn cho hệ thống công chứng điện tử. Việc sử dụng công nghệ blockchain, mã hóa dữ liệu và hệ thống xác thực mạnh mẽ có thể giúp nâng cao tính bảo mật của hệ thống.
- Hoàn thiện khung pháp lý: Cần ban hành các văn bản hướng dẫn chi tiết liên quan đến quy trình thực hiện công chứng điện tử, tiêu chuẩn bảo mật, lưu trữ và công nhận văn bản công chứng điện tử để đảm bảo sự thống nhất trong toàn hệ thống.
- Hợp tác quốc tế: Học hỏi kinh nghiệm từ các nước đã triển khai thành công công chứng điện tử như Hoa Kỳ, Estonia, Hàn Quốc, Singapore để áp dụng phù hợp với điều kiện thực tế của Việt Nam.
Lợi ích của công chứng điện tử
Việc triển khai công chứng điện tử từ ngày 1/7/2025 mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho cả người dân, doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước.
Tiện lợi và tiết kiệm thời gian
Người dân và doanh nghiệp có thể thực hiện công chứng mà không cần đến trực tiếp phòng công chứng, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.
Giảm tải cho hệ thống công chứng truyền thống
Công chứng điện tử giúp giảm áp lực lên các văn phòng công chứng truyền thống, giảm tình trạng quá tải và tăng hiệu suất làm việc của công chứng viên.
Minh bạch, an toàn và chống gian lận
Các giao dịch công chứng điện tử được lưu trữ và xác thực bằng công nghệ số giúp giảm nguy cơ giả mạo giấy tờ, tăng tính minh bạch và giảm rủi ro gian lận.
Góp phần thúc đẩy chuyển đổi số quốc gia
Công chứng điện tử là một phần của quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực pháp lý, giúp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và hướng đến chính phủ điện tử.
Công chứng điện tử là xu hướng tất yếu trong thời đại số hóa, góp phần hiện đại hóa hoạt động công chứng tại Việt Nam. Việc triển khai công chứng điện tử từ ngày 1/7/2025 theo Luật Công chứng 2024 sẽ tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp và cơ quan quản lý.
Tuy nhiên, để thành công, cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hạ tầng công nghệ, đào tạo nhân lực, bảo đảm an toàn thông tin và hoàn thiện khung pháp lý. Nếu thực hiện tốt, công chứng điện tử sẽ mang lại lợi ích lớn, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và thúc đẩy chuyển đổi số tại Việt Nam.
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TẠI HÀ NỘI
- Công chứng viên Trần Duy Khánh: Công chứng viên Trần Duy Khánh với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng, bất động sản. Cử nhân kinh tế (NEU), Cử nhân Luật (HLU). Phương châm làm việc “An toàn và trách nhiệm”.
- Công chứng viên Nguyễn Đức Ninh: Công chứng viên với kinh nghiệm công tác pháp luật & kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng trên toàn quốc.
- Đội ngũ cộng sự: Đội ngũ gần 20 nhân sự hỗ trợ gồm: Thư ký công chứng viên, cộng tác viên, nhân viên văn phòng. Với nghiệp vụ chuyên môn cao, trách nhiệm và tận tâm với khách hàng.
Liên hệ ngay để được tư vấn:
- Dịch vụ công chứng Hà Nội – Công ty Luật Hưng Hà
- Địa chỉ: 88 Trung Phụng, quận Đống Đa, Hà Nội. (Xem chỉ đường)
- Hotline: 0902.130.567 – 0995.306.789
- Email: [email protected]
- Website: https://congchunghanoi.vn/
Bài viết liên quan