Đội ngũ công chứng1/ QUY ĐỊNH VỀ SAO Y BẢN CHÍNH
Trong cuộc sống thỉnh thoảng vẫn gặp trường hợp doanh nghiệp, tổ chức … khi cung cấp hồ sơ cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền để giải quyết một vụ việc mang tính chất pháp lý (khiếu nại, kiện tụng, giải quyết tranh chấp, công chứng, thanh tra…) mà giấy tờ, hợp đồng, hóa đơn, chứng từ … trong hồ sơ là bản foto có đóng dấu “SAO Y BẢN CHÍNH” của cơ quan, tổ chức đó.
Vậy các loại giấy tờ này có được coi là hợp pháp không?Có giá trị pháp lý không?
Theo khoản 4 Điều 2 Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư ban hành ngày 08/4/2004 quy định:
“4. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.”
Điều 11 Nghị định trên quy định về “bản sao văn bản” như sau:
“1. Các hình thức bản sao được quy định tại Nghị định này gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
2. Thể thức bản sao được quy định như sau:
Hình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận.
3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.
4. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại khoản 2 của Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.”
Tuy nhiên, việc đóng dấu “ SAO Y BẢN CHÍNH” lên các giấy tờ, hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ … (foto) của các công ty, tổ chức …là không đúng về mặt hình thức và không có giá trị pháp lý (để thay bản chính) như quy định tại khoản 4 trích dẫn trên đây.
Mặt khác dù có thực hiện đúng về hình thức như quy định tại khoản 2 trích trên đây thì Nghị định 110 nói trên hết hiệu lực kể từ ngày 05/3/2020 và được thay thế bởi Nghị định 30 nói dưới đây.
2/ QUY ĐỊNH VỀ SAO Y TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỦA NHÀ NƯỚC
Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ quy định về công tác văn thư; thẩm quyền sao văn bản trong cơ quan, tổ chức nhà nước gồm 02 định dạng là định dạng điện tử và định dạng giấy.
Hình thức sao: “SAO Y” được quy định tại Điều 25 của Nghị định này như sau:
“1. Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
a) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.
b) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.
c) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
……………
4. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.”
Về thẩm quyền sao văn bản theo quy định tại Điều 27 NghỊ định trên là “ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản” (nên nhớ là cơ quan, tổ chức của nhà nước).
Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 26/2020/NĐ-CP.
Như vậy, khi Nghị định 110 hết hiệu lực về quy định “sao y bản chính” thì Nghị định 30 chỉ quy định hình thức “sao y, sao lục, trích sao” văn bản tại cơ quan, tổ chức nhà nước.
3/ QUY ĐỊNH CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH
“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.” (khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP).
Theo đó, bản sao được chứng thực “đúng bản chính” là bản được chụp toàn bộ nội dung văn bản chính có con dấu cơ quan, tổ chức và chữ ký của người có thẩm quyền (foto, scan, chụp hình) được các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực kiểm tra, đối chiếu với bản chính (hợp pháp) thì được các cơ quan, tổ chức này thực hiện chứng thực theo thủ tục quy định tại Nghị định nói trên.
Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thì việc chứng thực bản sao từ bản chính được thực hiện tại các cơ quan sau:
– UBND xã, phường, thị trấn;
– Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phổ thuộc tỉnh;
– Tổ chức Công chứng;
– Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài.
Người có thẩm quyền thực hiện theo khản 9, Điều 2 Nghị định nêu trên là “Trưởng phòng, Phó Trưởng Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.”
Nghị định 23 thay thế Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 19/5/2007 và trước đó là Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 đều quy định về việc chứng thực bản sao từ bản chính.
Hi vọng với những chia sẻ trên về thủ tục sao y, chứng thực đã giúp khách hàng có thêm thông tin hữu ích. Nếu bạn cần thắc mắc về quá trình thực hiện thủ tục công chứng . Vui lòng liên hệ qua hotline trên hoặc để lại lời nhắn tại website.
Dịch vụ Dịch vụ công chứng tại Hà Nội cam kết không thu thêm phụ phí dịch vụ đảm bảo quyền lợi tốt nhất cho khách hàng!
DỊCH VỤ CÔNG CHỨNG HÀ NỘI
- Công chứng viên Trần Duy Khánh: Công chứng viên Trần Duy Khánh với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng, bất động sản. Cử nhân kinh tế (NEU), Cử nhân Luật (HLU). Phương châm làm việc “An toàn và trách nhiệm”.
- Đội ngũ cộng sự: Đội ngũ gần 20 nhân sự hỗ trợ gồm: Thư ký công chứng viên, cộng tác viên, nhân viên văn phòng. Với nghiệp vụ chuyên môn cao, trách nhiệm và tận tâm với khách hàng.
Bài viết liên quan